Sommaire

• Introduction
• Ouverture du service vente
• Le paiement différé
• Création d’une facture
• Renvoyer une facture par mail
• Annuler la facture
• Création d’un compte client
• Les abonnements (ou factures à récurrence mensuelle)
• Annexe : interface de paiement du client final

Introduction

Le webo-facto vous propose un outil de facturation professionnel et simplifié. Il vous donne accès à un système complet pour centraliser et faciliter la facturation de vos clients.

Aucune avance de trésorerie n’est nécessaire pour démarrer. Vous bénéficiez d’un en-cours d’achats de 150€ (ou bien 300€ si votre IBAN est enregistré). Vos achats sont payés uniquement lorsque vous recevez les règlements de vos clients.

Vos factures d’abonnement sont systématiquement éditées et envoyées à chaque échéance. Vous êtes alertés dès qu’un paiement est effectué, en cas de retard des relances automatiques sont expédiées.

Le webo-facto vous assure une interface de paiement sécurisée, de plus elle offre à vos clients une interface de paiement dédiée et unique. À l’ouverture du service, votre compte de réception des paiements est créé et configuré pour encaisser vos règlements.

Ouverture du service vente

Depuis le menu général, passez la souris sur la rubrique “Gestion commerciale”. Le sous-menu se déroule, cliquez sur la rubrique “Vente”.

Vous accédez à la page de présentation de l’outil de facturation. Cliquez sur le bouton “Ouvrir mon service de vente” en haut à droite de l’écran.

La suite de la procédure comprend 2 étapes. Pour la première, vous devez renseigner les informations de votre entreprise et vos informations personnelles. Celles-ci doivent être exactes, et pourront être modifiées depuis votre espace de travail (pour les informations d’entreprises) et depuis votre profil (pour les informations personnelles).

Etape 1 :

Une fois que toutes les informations sont renseignées, cliquez sur “Enregistrer”.

Pour la deuxième étape, il s’agit de fournir les documents nécessaires à l’ouverture de votre compte de rémunération. Pour cela, vous devez importer les documents demandés et renseigner vos données IBAN/RIB afin de recevoir vos paiements.

Quand toutes les informations sont renseignées, cliquez sur “Transmettre les documents”.

Une fois que les deux étapes sont réalisées, vous accédez à la synthèse de la gestion commerciale. Cet écran vous permet de suivre en temps réel les en-cours d’achat et en-cours de vente, ainsi que l’état payé ou impayé de vos factures. Une modale explicative vous accueille dans votre espace de facturation.

Sur cet écran, vous constatez 2 autres onglets. Ils vous permettent de consulter, modifier ou mettre à jour par la suite les données que vous avez fourni.

Documents :

Informations :

Le paiement différé

L’ouverture du service vente vous donne accès au moyen de paiement en différé. Celui-ci est lié à votre en-cours d’achat qui s’élève à 150€ (ou bien 300€ si l’IBAN est enregistré).  

Faites vos achats sur le webo-facto sans avancer l’argent, et ils seront payés uniquement lorsque vous recevrez les règlements de vos clients.

Utilisez votre en-cours d’achat depuis n’importe quelle page récapitulative de paiement. Par exemple, pour l’achat de comptes mails, dans la partie “moyen de paiement”, sélectionnez “Choix du moyen de paiement”.

Parmi les différents moyens proposé, sélectionnez “Paiement différé”

Cochez la case d’acceptation des conditions générales de ventes et cliquez sur “Confirmer la commande”. Enfin, cliquez sur “Procéder au paiement”. Votre achat a bien été effectué. Vous pouvez retrouver la commande dans le menu “Gestion commerciale” > “Achats” > “Commandes”

Création d’une facture

Depuis le menu général, passez la souris sur la rubrique “Gestion commerciale”, puis passez la souris sur le sous-menu “Vente”. Cliquez sur “Factures”

Cliquez sur le bouton “Créer une facture”.

Complétez le formulaire pour créer votre facture. A la première étape, renseignez le libellé, les informations de votre client, la date d’échéance de paiement et la récurrence. Notez qu’en activant la récurrence mensuelle, vous créez un abonnement. Une fois fait, cliquez sur “suivant”.

Vous accédez à la prévisualisation de votre facture. Si celle-ci vous convient, cliquez sur “suivant”.

Vous accédez à la prévisualisation du mail envoyé à votre client. Pour finaliser l’envoie de la facture, cliquez sur “Envoyer la facture”.

Retrouvez votre facture dans la liste. Dans le tableau, cliquez sur le libellé pour en voir le détail.

A partir de cette fiche, vous pouvez consulter la date d’échéance et l’état du paiement. A gauche, dans le cadre “Actions” vous pouvez effectuer différentes actions, expliquées ci-après.

Renvoyer une facture par mail

Pour cela, cliquez sur “Renvoyer par mail” dans le cadre “Actions” à gauche de l’écran. Une modale s’ouvre. Cliquez sur “Renvoyer la facture” pour confirmer.

Annuler la facture

A proprement parlé, il est impossible d'annuler une facture déjà éditée. On peut seulement créer un avoir. C’est ce que permet cette action. Cochez la case pour confirmer la création de l’avoir, puis cliquez sur “suivant” pour voir la prévisualisation de l’avoir.

Enfin, cliquez sur “Créer l’avoir” pour finaliser la procédure.

Création d’un compte client

Depuis le menu général, passez la souris sur la rubrique “Gestion commerciale”, puis passez la souris sur le sous-menu “Vente”. Cliquez sur “Comptes Clients”

Cliquez sur le bouton “Créer un compte client”

Complétez le formulaire pour créer le compte : raison sociale, numéro de TVA et SIRET (non-obligatoire), l’adresse du client ainsi qu’un contact de facturation. Une fois fait, cliquez sur “Enregistrer”.

Retrouvez votre compte client  dans la liste. Dans le tableau, cliquez sur le Nom pour en voir le détail.

A partir de cette fiche, vous disposez de 3 onglets. Le premier “Informations” permet de consulter les coordonnées de votre client, le total facturé et les factures en attente.

Le second onglet “Facture”, vous permet de consulter l’ensemble des factures éditées et l’état d’avancement des paiements.

Le troisième onglets “Abonnements” vous permet de consulter les factures définies avec une récurrence mensuelle.

Les abonnements (ou factures à récurrence mensuelle)

Comme vu lors de la création de facture, si celle-ci est définie avec une récurrence mensuelle, alors elle devient un abonnement, que l’on retrouve dans l’onglet abonnement de la fiche détaillée d’un compte client.

Vous pouvez effectuer des actions sur les abonnements. Pour cela, il faut cocher la case à gauche du libellé, pour faire apparaître les actions dans le cadre en haut à gauche de l’écran.

Vous pouvez donc :

• Modifier un abonnement en cours ;
• Dupliquer l’abonnement pour en créer un nouveau (ou bien reprendre un abonnement arrêté) ;
• Arrêter l’abonnement en cours.

Annexe : interface de paiement du client final

Voici l’interface que verra votre client final lorsqu’il devra régler une facture.